Data protection information for business partners of QPS Austria GmbH
This privacy information describes how we process your personal data in the course of our business contact with you.
1. Purposes of data processing
We will process the categories of your personal data mentioned in the Annex for the following purposes:
- maintaining business operations
- processing an order/contract/project, etc
- contact information management
- communication and communication management
- client/customer retention management
- documentation and record keeping requirements
- business partner qualification
- project acquisition, project management, project documentation and project execution
- reporting obligations
- business trip organization
- access and authorization management
- claims handling
- processing of payment transactions
- processing of grants (application, accomplishment, accounting)
- fulfillment of statutory disclosure and reporting obligations
- handling of legal disputes
- event planning and event handling
- public Relations.
We collect this data in the course of our business contact either by you providing it to us yourself or from other sources in the course of various operational processes and procedures.
There is no obligation to provide us with the personal data we ask you to provide. However, certain processes as well as internal and external communication may be delayed or even impossible if you do not provide your personal data. If the provision of your data is mandatory by law in some cases, we will inform you separately.
2. Categories of data processed and legal basis for processing
We process the categories of your personal data listed in the Annex based on
- the performance of the contract concluded with you or the implementation of pre-contractual measures, to the extent necessary for this purpose (Art 6 para 1 lit b DSGVO), or
- our overriding legitimate interest pursuant to Art 6 para 1 lit f DSGVO, which is to ensure that our business processes and internal and external communications are efficient, or
- the necessity of fulfilling legal obligations to which we are subject (Art 6 para 1 lit c DSGVO).
3. Transmission of your personal data
If necessary for the above-mentioned purposes, we will transfer your personal data to the following categories of recipients:
- IT service providers used by us
- companies that belong to our group of companies
- funding agencies (FFG funding agency, SFG funding agency, EU funding agencies, labor market service, etc)
- business partners
- travel service providers
- legal representatives
- courts and authorities
- auditors, accountants, tax consultants
- financial authorities
- insurance companies
- labor inspectorate
- banks and other service providers for the execution of monetary transactions.
Some of the recipients mentioned above are located outside your country or process your personal data there. The level of data protection in other countries may not be the same as in your country. However, we only transfer your personal data to countries for which the EU Commission has decided that they have an adequate level of data protection, or we take measures to ensure that all recipients have an adequate level of data protection. For this purpose, we conclude, for example, Standard Contractual Clauses as amended. These are available upon request (see the contact details under point 6).
4. Duration of storage
We store your personal data in any case (i) for the duration of the contract as well as (ii) as long as legal and contractual retention obligations exist or (iii) as long as any legal claims have not yet become time-barred, for the assertion of which or the defense against which the personal data are required.
5. Your rights in connection with personal data
Under applicable law, you have the right to (if the relevant requirements of the applicable law are met),
- request confirmation as to whether and which of your personal data we are processing and to receive copies of such data,
- to request the rectification or erasure of your personal data,
- to request us to restrict the processing of your personal data,
- object to the processing of your personal data,
- request data portability, and
- lodge a complaint with the data protection authority.
6. Our contact details
If you have any questions or concerns about the processing of your personal data, please contact us:
QPS Austria GmbH
Parkring 12
8074 Grambach
By mail to the attention of von Isabella Pammer
Via email to dataprotection.austria@qps.com
Annex – Personal data categories:
- names (first names, last names, previous names, other name additions, etc)
- title
- salutation
- gender
- nationality or preferred language of communication
- business (and private, if applicable) contact data (address, e-mail address, telephone number, cell phone number, extension, fax number, online IDs/NICs)
- company data (name, address, telephone number, fax number, e-mail address, company register, UID number)
- calendar data (availabilities, absences etc)
- contract data
- proofs of competence
- photo
- video data
- organizational assignment in the company
- position in the company
- payment data (bank details, IBAN, BIC/SWIFT etc)
- travel organization data (flight numbers, booking data, accommodation, rental vehicles, other transport data, travel plans, travel-related ID data, emergency contact if necessary, etc)
- data in connection with reportable claims (damage/injury, date, time, course of accident, persons involved incl contact data etc)
Grambach, January 14,2022
Data Protection Information for Business Partners
Datenschutzinformation für Geschäftspartner* der QPS Austria GmbH
Diese Datenschutzinformation beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zuge unseres geschäftlichen Kontakts bei uns verarbeiten.
1. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die im Annex genannten Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:
- Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes;
- Abwicklung eines Auftrags/Vertrages/Projekts etc;
- Kontaktdatenverwaltung;
- Kommunikation und Kommunikationsmanagement;
- Kundenbindungsmanagement;
- Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten;
- Qualifizierung von Geschäftspartnern;
- Projektakquisition, Projektmanagement, Projektdokumentation und Projektabwicklung;
- Berichterstattungspflichten;
- Dienstreiseorganisation;
- Zutritts- und Berechtigungsmanagement;
- Abwicklung von Schadensfällen;
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs;
- Abwicklung von Förderungen (Antragstellung, Durchführung, Abrechnung);
- Erfüllung von gesetzlichen Auskunfts- und Meldepflichten;
- Abwicklung von Rechtsstreitigkeiten;
- Veranstaltungsplanung und Veranstaltungsabwicklung;
- Öffentlichkeitsarbeit.
Diese Daten erheben wir im Zuge unseres geschäftlichen Kontakts entweder, indem Sie uns diese Daten selbst zur Verfügung stellen, oder aus anderen Quellen im Zuge von verschiedenen betrieblichen Prozessen und Abläufen.
Es besteht keine Verpflichtung, uns die personenbezogenen Daten, um die wir Sie bitten, zur Verfügung zu stellen. Allerdings können sich gewisse Prozesse sowie die interne und externe Kommunikation verzögern oder sogar unmöglich sein, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen. Sollte die Bereitstellung Ihrer Daten in manchen Fällen gesetzlich verpflichtend sein, werden wir Sie gesondert darauf hinweisen.
2. Verarbeitete Datenkategorien und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten die im Annex aufgelisteten Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage
- der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, soweit hierfür erforderlich (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), oder
- unseres überwiegenden berechtigten Interesses nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches darin besteht, unsere Geschäftsabläufe sowie die interne und externe Kommunikation effizient zu gestalten, oder
- der Notwendigkeit der Erfüllung von rechtlichen Pflichten, denen wir unterliegen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO).
3. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln:
- von uns eingesetzte IT-Dienstleister;
- Gesellschaften, die unserem Konzern angehören;
- Förderstellen (FFG Förderstelle, SFG Förderstelle, EU Fördergeber, Arbeitsmarktservice, etc);
- Geschäftspartner;
- Reisedienstleister;
- Rechtsvertreter;
- Gerichte und Behörden;
- Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftstreuhänder, Steuerberater;
- Finanzbehörden;
- Versicherungsanstalten;
- Arbeitsinspektorat;
- Banken und andere Dienstleister für die Durchführung von Geldtransaktionen.
Manche der oben genannten Empfänger befinden sich außerhalb Ihres Landes oder verarbeiten dort Ihre personenbezogenen Daten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht dem Ihres Landes. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln in der geltenden Fassung ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe die Kontaktdaten unter Punkt 6).
4. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls (i) für die Dauer des Vertrages sowie (ii) solange gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder (iii) solange etwaige rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind, für deren Geltendmachung oder deren Abwehr die personenbezogenen Daten benötigt werden.
5. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten
Nach geltendem Recht sind Sie dazu berechtigt (wenn die jeweiligen Voraussetzungen des anwendbaren Rechts erfüllt sind),
- Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten wir verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten,
- die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
- von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken,
- der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen,
- Datenübertragbarkeit zu verlangen, und
- bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.
6. Unsere Kontaktdaten
Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:
QPS Austria GmbH
Parkring 12
8074 Grambach
Per Post zu Handen von Isabella Pammer
Per E-Mail an dataprotection.austria@qps.com
Annex – Kategorien von personenbezogenen Daten:
- Namen (Vornamen, Nachnamen, frühere Namen, sonstige Namenszusätze usw)
- Titel
- Anrede
- Geschlecht
- Nationalität bzw bevorzugte Kommunikationssprache
- Dienstliche (sowie gegebenenfalls private) Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Durchwahl, Faxnummer, Online-IDs/NICs)
- Firmendaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Firmenbuch, UID-Nummer)
- Kalenderdaten (Verfügbarkeiten, Abwesenheiten etc)
- Vertragsdaten
- Kompetenznachweise
- Foto
- Video
- Organisatorische Zuordnung im Unternehmen
- Position im Unternehmen
- Zahlungsdaten (Bankverbindung, IBAN, BIC/SWIFT etc)
- Reiseorganisationsdaten (Flugnummern, Buchungsdaten, Beherbergung, Mietfahrzeuge, sonstige Transportdaten, Reisepläne, reiserelevante Ausweisdaten, gegebenenfalls Notfallkontakt etc)
- Daten im Zusammenhang mit meldepflichtigen Schadensfällen (Schaden/Verletzung, Datum, Zeit, Unfallhergang, beteiligte Personen inkl Kontaktdaten etc)
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), zB „der Geschäftspartner“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.
Grambach, 14. Jänner 2022